Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar i felles sak/arkivsystem Public360

Arkivtenesta har ansvar for å:
* motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
* Opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
* kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
* kontrollera forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
* kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
* betjena utlån frå arkiv/depot
* journalføra eigenproduserte dokument
* frankera utgåande post

Sakshandsamar har ansvar for å:

  • Levere personleg adressert post i papir til Dokumentsenteret for journalføring.
  • Registrere e-post motteke i personleg kommunal epostkasse i sak/arkivsystem.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
  • Kontrollere at riktig offentlegsvurdering er gjort.
  • Produsere all dokumentproduksjon i sak/arkiv-system / fagsystem.
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
  • Ekspedere elektronisk/sende ut utgåande post.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å:

  • gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar
  • gjennomføra offentlegvurdering
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon av sakshandsaming vert ivareteken
Laster...