Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandlerrutinar

Saksbehandler har ansvar for å:

  • Levere personleg adressert post i papir til Dokumentsenteret for journalføring.
  • Registrere e-post motteke i personleg kommunal epostkasse i sak/arkivsystem.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
  • Kontrollere at riktig offentlegsvurdering er gjort.
  • Produsere all dokumentproduksjon i sak/arkiv-system / fagsystem.
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
  • Ekspedere elektronisk/sende ut utgåande post.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Saksbehandler kan opprette ny sak i Public360.  Arkivet  legg inn arkivkode på saka og endrer frå status R til status B.  Som hovudregel skal ikkje sak graderast. Saksbehandler skal

  • velge korrekt sakstype
  • knytte saka til rett arkivdel.
  • føre på referansar og eventuelt knytte saka til prosjekt.

Når saksbehandler oppretter sak skal den få saksstatus R - Reservert.

Saksbehandler skal velge status AS - Avslutta av saksbehandler når ei sak skal avsluttast.   Før avslutning må alle inngåande journalpostar vere avskrivne og utgåande dokument vere ekspederte/ferdige. Dersom saksbehandler ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Arkivtenesta.

Dokumentsenteret oppretter saker ved registrering av 1. inngåande dokument i ei sak, eller på bestilling av saksbehandler.  

Laster...