Arkivpersonale sitt ansvar

> journalføring

• Registrera og journalføra inngåande post i ephorte
• Kvalitetsikra og journalføra inngåande post oppretta av sakshandsamar (status S)
• Kvalitetsikra og journalføra utgåande post og andre eigenproduserte dokument med status F/E

> arkivering

• Oppretta nye arkivsaker i samband med postregistrering
• Kvalitetsikra saker oppretta av sakshandsamar (status R), påføra arkivkode mm
• Bevaringsvurdera nyoppretta saker
• Vurdera sakstittel i høve utvikling i saka, evt justera klassering, bevaring
• Vurdera om det er aktuelt å lenka saker
• Avslutta saker

> innsyn, utlån

• Ekspedera innsynskrav i all offentleg post
• Henta fram dokumentasjon etter førespurnad frå sakshandamar

Sakshandsamar sitt ansvar

• All dokumentproduksjon skal skje i ephorte Elements eller eit fagsystem
• Ha oversikt over saksmapper som er til handsaming
• Avslutte saksmapper som er ferdighandsama (Elements: Ferdigstill sak)
• Importra epost til Elements (evt vidaresenda til post@stord.kommune.no)
• Levera personleg adressert papirpost til Fellestenester for registrering/skanning
• Sakshandsamar kan oppretta inngåande post sjølv om det hastar med å gje svar
• Innregistrert post i Elements som vert levert til skanning, skal vera påført løpenr
• Kontrollera om offentlegvurderinga utført av Fellestenester, er rett
• Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
• For papirbaserte arkivdelar: Levera papirkopi av eigenproduserte dokument til arkivet

Leiar sitt ansvar

• Gjennomgå og fordele post til sakshandsamar
• Utføra offentlegvurdering
• Sjå til at restanselister vert følgd opp
• Vektlegga krav til dokumentasjon av all sakshandsaming