Overordna arkivansvar

Heradet har etter § 6 i arkivlova arkivplikt: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for heradet sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. I Voss herad er dette ansvaret delegert frå rådmann til fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv ved avdeling Innbyggjarservice.

Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i heradet og er fagleg overordna arkivpersonalet. Fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv rapporterer til næraste leiar.

Leiarane for administrative einingar i heradet som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.  Systemeigar (elektronisk fagsystem) har ansvar for at krava til forsvarleg dokumentasjonshandtering og arkivering vert oppfylte i elektroniske fagsystem.

Fagansvarleg papirarkiv/Fagansvarleg elektroniske arkiv sine oppgåver

Fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv er ansvarleg for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i heradet. Dei har rett og plikt til:

1. Å rapportere til rådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i heradet.
3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i heradet er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når heradet skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
8. Å rettleie og instruere arkivpersonale i eksterne fageiningar om arkivfaglege spørsmål
9. Å vere kontaktpersonar til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv er ansvarlege for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle heradet sine einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i heradet. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.
5. Arkivtenesta henter inn rydda og listeførte personarkiv til fjernarkiv på Tinghuset/depot Interkommunalt arkiv i Hordaland.

Merkantilt tilsett ytre einingar sine oppgåver

1. Mottak og registrering av inngåande dokument dersom fageining nyttar elektronisk fagsystem.
2. Journalføring av dokument i elektronisk system
3. Evt. arkivering i fageiningen sitt papirarkiv
4. Rydding og listeføring av papirarkiv før avlevering til fjernarkiv Tinghuset/depot Interkommunalt arkiv i Hordaland.
5. Involvere fagansvarleg elektronisk arkiv i prosjekt vedk. avlevering elektroniske arkiv.

IKT sine oppgåver

1. Teknisk drift av elektronisk sak-/arkivsystem
2. Medspelar i brukarstøttesaker sak-/arkivsystem og andre elektroniske fagsystem
3. Dagleg sikkerhetskopiering og sikker elektronisk lagring av elektroniske arkivbaser.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
2. Ordning og katalogisering av avleverte saksarkiv fram til 1998.
3. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
4. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
5. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
6. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
7. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
8. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk