Bakgrunn

Voss herad skal jf. forskrift om offentlege arkiv §4; til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet». I riksarkivarens forskrift § 1-1 er det skildra eit minste krav til arkivplanen sitt innhald.

I forskrift om offentlege arkiv §4 står det vidare at; Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova [§13-1].

Formål

Hovudformålet med arkivplanen er at den skal sikre at Voss herad på best mogeleg måte tek vare på og sikrar arkiva sine, både for notid og framtid.

Vidare ønskjer Voss herad å nytte arkivplanen som eit:

• Reiskap for fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv i heradet. Arkivplanen legg til rette for at heradet kan ha god kontroll og oversikt over heradet sin dokumentasjonsforvaltning. 
• Kvalitetssikring av heradet sin dokumentasjonsforvaltning. Arkivplanen gjev ei samla oversikt for heile heradet og legg derfor til rette for ei god kvalitetssikring av arkiva.
• Styringsverktøy for fagansvarleg papirarkiv og fagansvarleg elektronisk arkiv og leiinga. Ved å ha ein samla, god og oppdatert oversikt over heradet sin dokumentasjonsforvaltning legg ein til rette for at arkivplanen blir eit godt styringsverktøy, som kan nyttast i samband med strategiarbeid, planarbeid og internkontroll i heradet.