Acos WebSak

Dette dokumentet inneheld ein oversikt rutinar, retningsliner og instruksar for Acos WebSak. Oppsett og inndeling tek utgangspunkt i heimlar som krev dette i «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift), kapittel 3 Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument». I all hovudsak er det §3-2, §3-4 og §3-6, ledd 2, som krev skriftleg skildring av rutine og/eller retningsline. Dette er skildra under. 

§3-2. Ansvar, rutinar og rettar i arkivsystem

(1) Det skal utarbeidast instruks for organet som skildrar ansvar, rutinar og rettar knyt til oppretting, mottak, utveksling, vedlikehald og bruk av arkivdokument i arkivsystem.

(2) Følgjande ansvarsforhold og rutinar skal skildrast:

a) ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettar;

Voss herad har eigen systemansvarleg, i sak-/arkivsystemet Acos Websak, som har hovudansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar til registrerings- og arkiveringsfunksjonar.

Ajourhald av brukarrettar:

• Systemansvarleg har ansvar for at brukarrettane vert ajourhaldne kontinuerleg.

Leiar ved ein avdeling har ansvar for at systemansvarleg vert informert/varsla om:

• tildeling av brukarrettar til nye personar i sak/arkivsystemet.
• personar som ikkje lengre skal ha brukarrettar i sak/arkivsystemet.
• endring av ein persons brukarrettar i sak/arkivsystemet.

det kan skje slik:

• ved ny tilsetjing.
• ved endring i stilling som fører til endra rettar i sak/arkivsystemet.
• når tilsette sluttar.

Meldinga til systemansvarleg skal innehalda:

• Den tilsette sitt fulle namn og stillingstittel.
• Nøyaktig dato for endring av brukarrettar/oppretting av ny bruker/stopp av brukarrettar.
• Spesifisering av kva tilganger og rettar den tilsette skal ha, eller evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkelte sine rollar, evt. klarering for tilganskodar.

Melding skal sendast pr e-post til brukarhjelp-websak@voss.herad.no

Ajourhald av brukarrettar i sak/arkivsystemet er grunnleggjande for tryggleiken i systemet,

t.d for å sikra at sensitiv informasjon ikkje kjem på avvegar.

Tildeling av brukarrettar er difor leiar sitt ansvar.

b) kva spesifikke rettar for handsaming av arkivdokument som tildelast brukarar av system med tilhøyrande roller

FYLL INN- til dømes:

-          Lag ein oversikt over alle rollene (brukarane) i systemet og kva for spesifikke rettar dei einskilde rollene har, til dømes leiar, sakshandsamar osb.

c) kva typar dokument som skal autentiserast og signerast, samt reglar og rutinar for signering av dokument, irekna bruken av digital signatur

FYLL INN- til dømes:

-          Har kommunen elektronisk signatur?

-          Korleis fungerer det i praksis?

d) ansvar og rutinar for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen

FYLL INN- til dømes:

-          Kven har ansvar for kva? Kva gjer dokumentsenteret? Sakshandsamar? Leiar?

-          Kva er rutinane for arkivering?

-          Rutinar for kvalitetssikring?

e) ansvarsforhold og prosedyrar for registrering, journalføring og arkivering av dokument som sendast og blir motteke

FYLL INN- til dømes:

-          Er kommunen sentralisert?

-          Kven tek i mot post og korleis?

-          Er kommunen fullelektronisk?

-          Nyttar ein SvarUt eller Altinn? Rutinar?

-          Korleis handsamar kommunen post frå statlege system?

f) rutinar som definerer ansvar for;

FYLL INN- desse punkta

med:

-          fordeling av dokument

-          retting av registrerte journal – og arkivopplysningar

-          avskriving og ferdigstilling av dokument

-          vurdering av spørsmål som gjeld offentligheit

-          registrering av unntak for offentligheit og heimel for dette

g) prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

FYLL INN- til dømes:

-          back up-rutinar

§3-4. Oppbevaring og sikring

Det skal utarbeidast rutinar for organet som skildrar korleis arkivdokumenta vert oppbevart og sikra, irekna;

a) kva for lagringsmedie og arkivformat som skal nyttast

FYLL INN- her kan ein lage ei oversikt over lagringsformat kommunen nyttar, skildring av denne om det er arkivformat og kva for filtype dette gjeld.

b) kva for kategoriar av saker og dokument som skal arkiverast elektronisk, og kva som eventuelt jf. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunnar skal arkiverast på papir

FYLL INN-

c) ansvarsforhold og prosedyrar for konvertering av dokument til arkivformat,

FYLL INN- punkta under

 med:

-          tidspunkt for konvertering

-          Retningsliner for kassasjon og motteke papirdokument som er skanna og arkivert elektronisk

(d) ein plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av materialet til det kan overførast til depot; )

Dette treng de ikkje fylle ut her da det er eit heilt eiget kapittel om dette under avlevering, periodisering og deponering.

(e) iverksatte rutinar og tiltak for vern av dokument og ivaretaking av informasjonstryggleiken; )

Dette blir skildra på andre stader i arkivplanen og det er ikkje naudsynt å fylle ut her.

§ 3-6. Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den daglege arkivdanninga

(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

FYLL INN- til dømes

-          Handsaming av dokumentasjon av særleg kategori (pesronsensitivt)

-          Rutine for sletting av informasjon på skannar

-          Rutine for destruksjon av skanna dokument

-          Tilgangsstyring (vis til skildringa over under punkt §3.2.)